Pasos para organizar un evento exitoso

Realizar un evento es una de las herramientas más eficaces a la hora de darse a conocer, generar confianza y fidelizar la relación con los clientes; ya que trae múltiples beneficios tanto para los organizadores como para los participantes.

Beneficios de organizar un evento

Entre estos beneficios encontramos el intercambio de conocimientos y aprendizajes en congresos, conferencias, mesas de debate y todos los eventos a los que asista algún especialista del tema a tratar o se lleven a cabo ponencias. 

Otro aspecto favorecedor a la hora de realizar un evento es la promoción y visibilidad que este nos aportará como entidad, ofreciéndonos la posibilidad de mostrar nuestros productos, servicios o ideas a un público relevante del sector, además de la atención de los medios de comunicación e impacto en redes sociales; generando así un mayor alcance y reconocimiento.

Si el acto se realiza correctamente todo esto desencadenará en la generación de leads y oportunidades de ventas y vínculos profesionales de interés a largo plazo. Además de conseguir fomentar el sentido de pertenencia y comunidad al reunir a personas con intereses y gustos comunes. 

Pasos a seguir para conseguir un evento exitoso

Una vez decidido que queremos llevar a cabo un evento debemos de llevar a cabo una minuciosa planificación para poder disfrutar de estos beneficios. Por ello debemos de tener en cuenta una serie de pasos a seguir:

En primer lugar debemos de definir el objetivo del evento, ya que todo girará entorno a esto. Es esencial tener claro lo que esperamos lograr, qué mensaje queremos transmitir y la experiencia que queremos ofrecer a nuestros asistentes.

Una vez definido el objetivo debemos determinar el presupuesto que tenemos para llevar a cabo este acto, ya que nos ayudará a definir los límites y prioridades en cuanto a proveedores, servicios y entidades asistentes. 

En siguiente lugar se necesita desarrollar un comité organizador, es decir, formar un equipo que se encargue de planificar y ejecutar el evento, asignando los roles y responsabilidades pertinentes a cada miembro del equipo. 

Una vez tengamos todo lo comentado organizado, debemos comenzar a investigar y seleccionar el lugar en el que realizaremos el congreso, convención, feria o acto que estemos planificando. Para ello debemos buscar un espacio que se ajuste al presupuesto, tipo de evento, capacidad de asistentes y resto de necesidades técnicas como el estacionamiento, accesibilidad, etcétera.

También es esencial diseñar una agenda o programa en el que se defina la estructura, incluyendo horarios, temas a tratar, actividades y descansos. Es importante ser realistas y dejar suficiente tiempo para las interacciones y creación de redes y vínculos entre los asistentes.

Una vez tengamos recabada toda la información necesaria para el desarrollo y explicación del evento comenzaremos a contratar proveedores y servicios. Para ello, identificaremos y seleccionaremos los proveedores necesarios para el evento y los servicios necesarios como el catering, equipos audiovisuales, médicos y de seguridad, decoración, equipos de azafatos, promotores, recepcionistas, personal de apoyo en eventos, etcétera.

Teniendo todo lo comentado listo pondremos en marcha la promoción del evento desarrollando una estrategia de marketing. Para ello seleccionaremos diferentes canales como redes sociales, envío de invitaciones mediante emailing, publicidad impresa o medios de comunicación, según lo que más se adapte al tipo de acto que llevaremos a cabo. Para este punto es esencial conocer muy bien a los asistentes a los que queremos dirigirnos para destacar los aspectos que pueden resultarle más atractivos del evento.

En siguiente lugar gestionaremos las inscripciones y registro para llevar un control de la cantidad de asistentes y recopilar la información necesaria. 

Posteriormente iniciaremos la coordinación logística asegurándonos de tener todos los recursos y elementos necesarios para llevar a cabo el congreso, convención o acto elegido. Para ello deberemos tener en cuenta los equipos técnicos, materiales impresos, señalización o personal de apoyo, elementos adaptados para discapacitados, entre otros elementos que sean necesarios para prevenir contratiempos.

Por último lugar ejecutaremos el evento asegurándonos y vigilando que todo se desarrolle según lo planeado; supervisando horarios, actividades y la experiencia de los asistentes. Para facilitar esta tarea estaremos en contacto todo el evento con los proveedores y el equipo organizador. 

Tras el evento, es muy importante obtener una retroalimentación y realizar un análisis de la participación de los asistentes, su opinión, efecto en medios y redes sociales para después compararlo con los objetivos establecidos. 

Esperamos que este artículo os haya sido de gran utilidad y si organizáis un evento no dudéis en contactar con nosotros para la contratación de personal. En Madison Staff contamos con más de 25 años seleccionando y formando azafatos y azafatas de ferias, congresos, imagen y modelos, promotoras, azafatas retail de lujo, recepcionistas, personal de apoyo en eventos y todo tipo de personal que el cliente pueda necesitar para eventos a nivel nacional 

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