Azafatas de Eventos

¿Qué sería de un evento si no tuviese un personal de apoyo para guiar a los invitados? Las archiconocidas azafatas de eventos (o azafatos). En este tipo de celebraciones, el personal especializado en guiar y ayudar a los invitados suelen ser clave para el correcto funcionamiento de los mismos. Además del elemento organizativo y logístico y el papel crucial que desempeñan, las azafatas de eventos también aportan imagen a la marca de cara al público. Son la primera impresión que el cliente se lleva de la empresa y, por ello, el personal azafato de eventos debe de presentar tanto una buena imagen como higiene en todo momento.

En este artículo trataremos de qué es un azafato o azafata de eventos y cuáles deberían de ser sus habilidades como profesional, aquellas que más y mejor valoran las empresas que necesitan contratar una azafata para eventos, etc.

¿Qué es una azafata de eventos?

Los clientes se harán una idea de la calidad de la empresa en base a la calidad del servicio de las azafatas, ya que estas transmitirán, de cierta forma, los valores y la idiosincrasia de la marca a través de su interacción y trato al cliente.

A su vez, las azafatas en los eventos se encargan de guiar y ofrecer soporte al personal ya sea desde la entrada o el inicio de la visita / evento hasta la finalidad del mismo, haciendo acto de presencia dentro del stand o las instalaciones durante todo lo que dure el mismo. En cuanto a guiar, una azafata para eventos se ajusta a los protocolos que indique la empresa organizadora, pero habitualmente incluye entre sus funciones el conducir al invitado desde la entrada del evento hasta su sitio, asiento o zona reservada. En cuanto a informar, las azafatas de los eventos se encargan de asesorar y comunicar a los invitados información y datos tanto importantes de la empresa organizadora del evento como de los temas a tratar y los timings. Esta información se proporcionará mediante el diálogo con los invitados y con la entrega de carteles, folletos o cualquier otro tipo de merchandising, publicidad y patrocinio. Otro servicio adicional que ofrecen las azafatas es un servicio de entrega de comida y bebida para que los participantes del evento estén saciados en todo momento. 

Contratar una azafata de eventos es clave para tu organización

El objetivo principal por el que estas profesionales hagan acto de presencia en los eventos es porque, la empresa organizadora de este, quiere mostrar una buena imagen de su negocio hacia los invitados que han asistido. Entonces, podemos definir que la meta más importante para las azafatas es dar una buena atención a los participantes del evento para que estos se encuentren cómodos y quieran volver a oír de la empresa en un futuro, ya sea de forma colaborativa o como potenciales clientes contratando sus servicios. Para fortalecer esta buena imagen, conviene que el personal azafato de eventos siga el protocolo de actuación y se mantengan con una postura 100% profesional durante el resto del acontecimiento.

A la hora de transmitir la información pertinente, enumerar una secuencia de eventos o presentar una nueva actuación, marcar los descansos, etc. Los azafatos para eventos deberán de ceñirse a los timings dados por la empresa organizadora, y hacer partícipes a los asistentes en todo momento, reincidiendo en caso de que sea necesario para que todos estén debidamente informados de ello.

Esta información oscila entre dos vertientes: 

• Información del evento: Una azafata debe de responder: qué se va a tratar en el evento, cuál es el objetivo y cómo se va a hacer.
• Información de la empresa. Estas deben de conocer a la perfección todo respecto al evento y a la empresa que lo organiza. Una azafata no solo gestionará dudas del evento, también tendrá que resolver consultas de la empresa protagonista, como por ejemplo cuál es su ventaja competitiva y sobre todo qué es lo que ofrece.

Otra acción que realizan las azafatas para eventos es gestionar el control total del mismo. Son las encargadas de que todo cuadre, se mantenga dentro de horario, etc. En definitiva: que todo salga bien dentro del organigrama y el plan de acción planteado.

Por último y no menos importante, las azafatas deben tener facilidad de aprender y/o de controlar los idiomas. En todos los eventos que se celebran en la actualidad, como norma general, hay personas que hablan en un idioma extranjero. En el caso de España, es muy necesario que las azafatas controlen como mínimo el inglés, además del español. Pero lo ideal sería que manejen como mínimo dos idiomas. El perfil de este tipo de profesional a contratar variará en función de esta característica, debiendo tener muy presente siempre no solo el lugar del evento, sino también la cantidad de personas internacionales que acudirán, sus lenguas maternas, etc. Ya que no es lo mismo crear un evento interno para empresas españolas que otro focalizado en encontrar distribuidoras o inversores internacionales, etc.

Habilidades que deben de tener las azafatas staff para eventos

Las azafatas de Staff y eventos más completas son aquellas que, habitualmente, cumplen estas cualidades para desempeñar una correcta función en su trabajo:

• La principal habilidad que debe tener una buena azafata es presentar una buena habilidad de comunicación. Esto se refiere a presentar los conocimientos adecuados para tratar con el público. Como hemos mencionado anteriormente, las azafatas en los eventos son la primera impresión que el invitado se lleva de la empresa.
• Conocimientos. Las azafatas deben de presentar los conocimientos necesarios para poder resolver cualquier tipo de duda o gestión en torno al evento y la empresa organizadora de este.
• Buena imagen. “Mediante la presentación del plato, ideas el sabor de él”. Para que los clientes creen una buena imagen de la empresa, debemos de cuidar todos los factores que pueden influir. Entre ellos, se encuentran las azafatas. La azafata para el evento debe presentar una buena educación y un lenguaje formal y profesional cuando se comunica con los invitados.
• En cuanto al lenguaje, no solo basta ser profesional y educado. Controlar como mínimo dos idiomas, siendo el idioma nativo junto con el inglés o francés, por ejemplo. 
• Por último, la habilidad más difícil de controlar para las azafatas y los azafatos. Ser positivo en todo momento, mostrar siempre una sonrisa y ser pacientes. Hay diferentes tipos de eventos y hay diferentes tipos de clientes. Una azafata debe controlar estas dos últimas habilidades a la perfección. La paciencia define el trato con los invitados, el positivismo construye la imagen de la empresa en la mente del participante del evento.

Por lo tanto, contar con un buen equipo de azafatas para eventos puede llegar a definir una buena imagen de tu empresa. Cuida la profesionalidad del equipo y marca la diferencia entre tus competidores con el trato que ofreces a tus invitados.